办公用品采购流程 超详细(附图)

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2020-01-11 12:27

办公用品采购流程 超详细(附图)

采购管理 3月6日讯,做办公用品的采购,首先,你需要了解办公用品的范畴,也即哪些算是办公用品。

  通常来讲,办公用品主要包括:各种办公室所需耗材、办公设备、办公家具、电脑及配件、其他零星物品以及机器设备、运输工具、大额资产等固定资产。

  了解过办公用品的范畴,接下来根据办公用品现存及需求情况,就可以制定办公用品采购申请表了,具体申购及采购流程如下:

  一、办公用品采购及申购流程:

  1、每月5日前采购人员制定当月公司所需的办公用品统筹计划(表格一),采购计划中的单价如发生变化的,需要特别说明。采购计划中单价超过 1000元的办公用品需单独做书面申购报告。说明采购理由并由部门主管签字确认,附在计划中一起上报。当月采购计划表需经库管员会签,行政部主管、企管部 审核签字后,上报总裁审批,报财务部备案。

  审批通过后由行政部采购员统一采购,每次采购登记入《采购明细》表(表格二),并在入库请库管员签字确认入库,月底汇总《每月采购明细》表,经过行政部主管确认后,作为月底支付供应商费用的依据,行政主管或库管员负责复核入库数量和采购数量的一致性。

  计划外采购的物品应填写“申购单”(表格三),需求部门经理、行政部经理签字确认,申购单报告先由采购人员询价确定物品价格后,经过批准企管部 总经理或者总裁批准后方可采购;总价低于等于RMB2000的,企管部总经理审批后采购;总价高于2000元的企管部总经理初审提交总裁审批后采购。每月 上报采购计划同时,应将上月已经完成的计划外采购做汇总清单《当月计划外采购量明细》(表格四),上报企管部、财务部和总裁。

  单价超过2000的物品,需要同时报备财务部做固定资产调整。

  2、采购实行归口管理制。由行政部负责采购,计划外部分常用物品采购流程如下:

  A 打印机、复印机、传真机和电脑申购:

  B 计划外办公用品、家具、礼品等申购: 填写《申购单》

  二、 办公用品采购与核销流程:

  1、采购付款原则上采取先入账后付款的制度。计划内的采购和供应商采用月结的方式;计划外的采购尽量采取月结的形式;在每月月中15日左右结算上个月采购物品的费用,特殊情况下需马上支付的,需由书面报告提出,经企管部总经理批准,方可办理付款手续。

  2、付款流程
采购付款原则上不得领取现金,而需要汇入供应商账号或者支票支付,同时实行审批制度,特殊情况需要领取现金的,需要经过行政部主管和企管部总经理同意。

  n 计划内物品付款总额不得超过预算总额,报销单证顺序为:报销单,发票,月采购计划表,每月采购明细表。

  n 计划外报销单证顺序为:报销单,发票,申购单正本(需有领用签收)

  n 审批顺序:采购员,行政部经理,企管部总经理,财务部经理

  3、所有负责采购的人员必须充分掌握市场信息,确保质量过关,采购价格低廉,供货及时。

  4、采购时应推行合同管理制度,物品采购原则上要与供货方签订合同,详细注明供货品种、规格、质量、价格、交货时间、货款交付方式、供货方式、违约经济责任等,并要求供货方提供营业执照组织代码证复印件留存;否则,造成的损失由采购人员负责。

  5、实行比价采购制度。对大数量或高单价的物品采购要货比三家,并以书面形式将各供应商情况上报企管部审核,经总裁批准后方可继续合作。必须确保所采购物品价格低廉,质量上乘。

  6、对公司日常使用率较高的物品,应在市场询得合理的价格后,签订一年合同,合同中应对产品质量、价格、售后服务等做出规定。但是每季度须重新过滤市场情况,在市场价格下浮同时,要求供货商相应降价。

  7、对长期合作的供应商,行政部应建立档案,索取有效的营业执照复印件、各类相关的证照。并每年对供应商做出评价,企管部留档备案。



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